Правильное архивирование инженерной документации

Термин «архивирование документов» приобретает новое значение в эпоху оцифровки, а именно как архивирование цифровых документов. Идея состоит в том, чтобы заменить все или, по крайней мере, большую часть бумажных документов цифровыми документами, а затем сохранить их в системе управления цифровыми документами (DMS). Как известно, это не только экономит время, место и затраты, но и обеспечивает соблюдение требований законодательства. Это также увеличивает безопасность процессов практически во всех бизнес-процессах. Центр инженерной печати «S-COPY» https://s-copy.spb.ru/ предоставляет услуги по оперативной печати, копированию и сканированию чертежей, проектов, графиков, схем.

Документирование и архивирование – очень актуальные и даже важные, хотя иногда и упускаемые из виду, задачи в любой современной компании. Даже в небольших компаниях и индивидуальных предпринимателях есть важные документы, которые необходимо хорошо организовать и хранить, например, счета-фактуры, договоры купли-продажи или полисы.

Что такое архивирование документов?

Архивирование документов относится к процессу хранения документов, которые больше не используются регулярно, но все же должны храниться. Помимо налоговых, юридических или страховых причин, есть и другие аргументы в пользу архивирования документов. Например, документирование истории компании или инженерная документация.

Архивирование документов – это всегда статическая информация, которая хранится до тех пор, пока к ней не потребуется доступ в будущем. Ключевое слово здесь – «статика». Поскольку архивные документы фиксированы и неизменным. В случае сомнений, безопасность этой ревизии должна быть даже поддающейся проверке. Типичными примерами являются файлы пациентов в системе здравоохранения, файлы персонала в компаниях или практически все файлы в государственных органах.

Безопасность личных данных

Безопасность личных данных также должна быть обеспечена для электронного архивирования документов. Хотя с бумажными файлами все еще безопасно, с цифровой DMS это адекватные технические меры предосторожности против нарушений безопасности, потери данных, неудобств, связанных с управлением версиями, и нарушений применимого законодательства. В хранилище бумажные файлы были защищены от потери в результате кражи, пожара, попадания воды или вредных выбросов. Сегодня оборудование и программное обеспечение необходимо выбирать таким образом, чтобы можно было реализовать новейшие технологии безопасности, такие как:

• Шифрование;

• Контроль доступа или аутентификация;

• Защита от вирусов и вредоносных программ.

Дата размещения: 13-10-2021, 08:51